Кейс ГК 100 ТОНН: создание ERP-системы по автоматизации логистики и снабжения

Клиент

ГК«100 ТОНН» — российский лидер в области такелажа и монтажа промышленного оборудования. В составе холдинга 500 сотрудников и крупнейший парк подъемно-транспортных машин. Компания работает за рубежом и по всей России, в том числе в условиях крайнего севера.

Проблемы

При большом количестве заявок управлять процессом вручную стало неудобно и непрактично. Заказы оформлялись через разные каналы: по почте, через звонки и в 1С. Из-за разрозненности было непонятно, на каком этапе заявка зависла, кто должен ее согласовать и сколько времени занимает весь процесс. Это тормозило работу, приводило к ошибкам и увеличивало стоимость перевозок.

Ключевые проблемы:

• более 90% логистических заявок оформлялись в аварийном режиме — это заказы со сжатыми сроками;
• не было единого интерфейса и логики бизнес-процессов;
• согласования шли хаотично, а сроки срывались — такие задержки вели к сверхурочной работе;
• невозможно было отследить, где завис процесс и почему это произошло.

Решение

Мы выбрали open source ERP-систему Totum, которая легко настраивается под бизнес-процессы. Начали с аудита текущих процессов, разобрали роли, статусы и точки контроля.

На базе Totum реализовали модули логистики, снабжения и отчетности, что позволило сократить аварийные заявки с 93% до 20%, повысить долю тендеров до 90% и обеспечить полный контроль.

В долгосрочной перспективе ожидается снижение стоимости грузоперевозок на 15%.

Как создавали архитектуру ERP-системы

• Провели анализ процессов и выделили ключевые блоки. Разделили все действия на модули — логистика, снабжение, тендеры, оплата, поставка и документы. Это помогло структурировать архитектуру и отразить ее в Totum.
• Настроили статусы и триггеры. Каждый этап заявки зафиксировали в системе. Переход возможен только при выполнении условий — например, после согласования или получения оплаты. Это исключает случайные действия и путаницу.
• Прописали роли и порядок действий. Инициатор, исполнитель, служба безопасности, руководитель проекта и администратор — у каждого свой набор доступов и точек ответственности. Нельзя, чтобы один участник повлиял на этап, который не входит в его зону влияния.
• Интегрировали Telegram-бота. Все уведомления о статусах, напоминаниях или проблемах приходят в мессенджер, что позволяет сотрудникам оперативно реагировать без входа в систему.
• Подключили внешние системы. Интеграция с 1С позволяет автоматически получать данные об оплатах и контрагентах. Связка с другими сервисами обеспечивает прозрачность логистических тендеров, синхронизацию статусов и контроль исполнения.
• Реализовали сценарии автоматического реагирования. Такие как: повторный запуск тендера при отказе, уведомления при отсутствии исполнителя или документов. Это сокращает ручной контроль и и исключает забытые задачи.

Результат

После запуска ERP-системы компания получила полную прозрачность процессов — от создания заявки до закрытия документов. Все этапы фиксируются в системе, статусы обновляются автоматически, а контроль распределяется между ответственными лицами.

Также сократилось количество ручных операций, исчезли дубли и потери информации между отделами. В долгосрочной перспективе ожидается снижение стоимости грузоперевозок на 15% за счет перехода в плановый режим и сокращения срочных заявок.

Итоги:

• Аварийность заявок снизилась с 93% до 20%.
• Дали руководству 100% контроля за процессами и загрузкой команды.
• Доля заявок, проходящих через тендер, выросла с 60% до 90%.
• Вывели все согласования, статусы и контроль сроков в одну систему.
• Настроили единый маршрут обработки заявок — от черновика до закрытия документов.
• Объединили данные закупок и перевозок в одной платформе.
• Сократили ручной труд, автоматизировали уведомления и проверки.

Платформа объединила закупки и перевозки, автоматизировала рутинные задачи и задала единый порядок действий для всех ролей в компании.

Отзыв клиента